Microsoft Teams Premium, la mejor forma de reunirse

Estamos experimentando un cambio de los patrones de trabajo único en la vida, y no hay vuelta atrás a 2019. El trabajo híbrido es solo trabajo. Ofrecer las herramientas necesarias requiere una tecnología que permita un trabajo más fácil y flexible.

Las reuniones virtuales e híbridas continúan ocupando la mayor parte del tiempo de trabajo. Ahora más que nunca, los líderes necesitan una solución integrada que combine todas las capacidades de reunión avanzadas, que lleve la filosofía de la empresa para las reuniones al siguiente nivel, y les permita hacer más con menos.

Microsoft Teams Premium es la nueva oferta que permite que todas las reuniones, desde las más grandes hasta las reuniones uno a uno, pasando por las citas virtuales y los seminarios web, sean más personalizadas, inteligentes y seguras. A diferencia de la experiencia desconectada y los costes de los productos o complementos de múltiples puntos, con Teams Premium obtienes todo lo que necesitas a un precio reducido.

Personalizado: crea fácilmente reuniones según tus necesidades

Las reuniones no tienen todas un patrón único. Normalmente, no irás a una cafetería para una reunión confidencial o a un auditorio para una reunión uno a uno. Actualmente, cuando programas una reunión online, utilizas la configuración predeterminada porque explorar las opciones de reunión ocupa un tiempo muy valioso de tu día.

Las guías para reuniones totalmente nuevas de Teams Premium permiten crear automáticamente la experiencia adecuada para tu reunión. La guía se puede personalizar y administrar fácilmente en TI. Puedes seleccionar una guía para reuniones (por ejemplo, para una llamada al cliente, una reunión de lluvia de ideas o una llamada al servicio de asistencia) y las opciones ya estarán establecidas, lo que reduce el tiempo y el proceso de reflexión sobre la configuración de la reunión. Con las guías, los líderes tienen la garantía de que las reuniones cumplan las directivas y los procedimientos recomendados de la empresa.

Tu oficina, tu tarjeta de presentación y tus artículos favoritos de escritorio expresan todos la marca de tu empresa. ¿No deberían hacerlo también tus conexiones virtuales? Con Teams Premium, puedes incorporar una marca personalizada de reuniones en la sala de espera y crear fondos personalizados y modos de conferencia que los empleados pueden disfrutar y el departamento de TI puede administrar para no comprometer nunca tu marca.

Inteligente: céntrate en lo que importa gracias a las reuniones con tecnología de IA

Dedicamos mucho tiempo a las reuniones. ¿Son realmente productivas? Todos hemos tenido esas reuniones de lunes por la mañana que queremos declinar pero que necesitamos escuchar para mantenernos informados. Y, para ser sinceros, probablemente todos estamos utilizando la multitarea. A veces, también puedes decidir saltarte una reunión para mantener la concentración y apagar ese fuego que necesita tu atención urgente. Pero después acabas rebuscando en las grabaciones y transcripciones para ver lo que es relevante para ti. ¿Qué es lo que hacemos al final? Configurar otra reunión fuera del horario laboral para obtener la última descarga. Tiene que haber una mejor forma de hacerlo.

Con el resumen inteligente en Teams Premium, puedes utilizar la potencia de IA para que las reuniones a las que asistes (y te pierdes) sean más productivas y tengan un mayor impacto. En primer lugar, el resumen inteligente utiliza la IA para recomendar acciones y propietarios, para que no te pierdas ningún seguimiento. Es como tener un asistente virtual que asiste a cada reunión.

Después de la reunión, el resumen inteligente creará grabaciones inteligentes con capítulos generados automáticamente y conclusiones como, por ejemplo, cuándo se ha citado tu nombre, cuándo se ha compartido una pantalla o cuándo has abandonado una reunión pronto, para que puedas detectar los momentos importantes y ponerte al día rápidamente.

Las búsquedas también son más inteligentes con oradores recomendados personalizados en función de con quién trabajes más estrechamente, para que puedas buscar rápidamente las transcripciones de las personas en las que estés más interesado.

Las reuniones online permiten conectar muchas más personas que antes. Actualmente, en las reuniones de Teams, puedes seguir fácilmente qué habla cada persona gracias a las transcripciones y los subtítulos atribuidos a cada orador. No obstante, si haces una presentación a personas que no hablan el mismo idioma, ¿cómo puedes garantizar que la conversación sea fluida? La traducción en directo de los subtítulos ofrece traducciones en tiempo real con tecnología de IA de hasta 40 idiomas hablados, para que los participantes de las reuniones puedan leer subtítulos en su propio idioma. Si un organizador tiene Teams Premium, todos los asistentes a la reunión pueden disfrutar de subtítulos traducidos en directo. Esto permite superar las barreras lingüísticas para que las llamadas y reuniones globales sean más productivas y fluidas.

Seguro: ayuda a garantizar la confidencialidad de las reuniones

Cuando necesitas configurar una nueva reunión, es sencillo, creas una nueva reunión de Teams y envías la invitación, ¿no? Sin embargo, algunas reuniones contienen información confidencial para la empresa que se comparte en pantalla o se comenta en la conversación. Algunos ejemplos que probablemente necesiten una mayor seguridad para garantizar la protección del contenido son las reuniones del consejo de administración, las discusiones financieras o las revisiones de lanzamiento de productos no divulgados.

Con la protección avanzada de reuniones de Teams Premium, ahora puedes proteger las reuniones confidenciales. Con nuevas opciones de reunión como, por ejemplo, las marcas de agua para evitar filtraciones y limitar quién puede grabar la reunión, tienes a tu disposición protecciones adicionales para mantener la privacidad de las discusiones. Para los clientes de Microsoft 365 E5 con las necesidades de seguridad más avanzadas, puedes aprovechar tus etiquetas de confidencialidad existentes de Microsoft Purview Information Protection para aplicar opciones de reuniones relevantes de manera automática. Esto facilita aún más la configuración de reuniones protegidas. Solo tienes que seleccionar una de las conocidas etiquetas de confidencialidad que ya utilizas para proteger datos confidenciales en Microsoft 365 y dejar que la automatización se encargue. Los administradores de cumplimiento pueden editar las etiquetas existentes en el Centro de seguridad y cumplimiento para forzar las opciones de reunión que deben aplicarse cuando se utiliza la etiqueta en una reunión.

Citas virtuales avanzadas

Aunque la conexión virtual con tus clientes y pacientes haya empezado como una necesidad, ahora es una gran oportunidad de relacionarte con los clientes de nuevas formas y hacer crecer tu negocio.

Con las funciones de Citas virtuales que hay disponibles en las ofertas Microsoft 365 y Office 365, tus empleados pueden programar citas fácilmente y los clientes pueden unirse desde un navegador móvil, sin necesidad de descargar una aplicación. Además, con Teams Premium, puedes utilizar Citas virtuales avanzadas para administrar la experiencia de citas de un extremo a otro.

Deleitar a los clientes

Los asistentes puede que carezcan de las habilidades técnicas para unirse correctamente a una reunión virtual o para solucionar problemas de inicio de sesión, por no hablar de que simplemente se olviden de unirse a una cita concertada. Con Teams Premium, facilitas una experiencia de cliente fluida que permite a los clientes recibir recordatorios de texto y unirse a citas virtuales de marca personalizada en sus dispositivos móviles, sin necesidad de descargar Teams.

Optimizar la administración de citas

Los programadores puede que no tengan un lugar unificado para administrar las citas o que tengan que lidiar con varias plataformas no integradas. Con Teams Premium, los programadores de citas pueden configurar y administrar las citas virtuales programadas y bajo demanda en una única ubicación, con capacidades avanzadas como, por ejemplo, las colas de citas.

Medir análisis enriquecidos

Por último, puede que falten métricas de asistencia o participación en el tiempo, lo que dificulta obtener conclusiones y ver las tendencias para mejorar la experiencia del cliente y los resultados empresariales. Con Teams Premium, puedes ver tendencias de uso y el historial de las experiencias y la eficacia de las citas virtuales, por ejemplo, los no presentados y los tiempos de espera, con análisis a nivel de personal, departamento y organización.

Seminarios web avanzados

En el mundo actual de comunicaciones y distracciones constantes, es difícil destacar para atraer y comprometer a los asistentes, ya sean empleados de tu organización o clientes potenciales para generar nuevos negocios.

Gracias a las funciones de seminario web básicas disponibles en las ofertas Office 365 y Microsoft 365 (registro de hasta mil asistentes, rol de coorganizador, interactividad con Preguntas y respuestas, informes de asistentes e integración de marketing con Dynamics 365), con los Seminarios web avanzados de Teams Premium, puedes disfrutar de la experiencia familiar y segura de Teams combinada con nuevos controles de host y administración de eventos, que permiten una conexión perfecta con cualquier audiencia. Tanto si estás promocionando un nuevo producto, como si estás incorporando y formando a nuevos miembros del equipo, o poniéndote en contacto con clientes potenciales para hacer crecer tu negocio, los Seminarios web avanzados ofrecen una experiencia de alta calidad para ayudarte antes y durante tu evento.

Optimizar flujos de trabajo de registro

A partir de las funciones de seminario web básicas actuales de Teams, la experiencia de registro se ha mejorado en Teams Premium con las listas de espera de registro y las aprobaciones manuales. La habilitación de listas de espera permite mantener abierto el registro del seminario web, incluso después de que el evento alcance la capacidad definida por el organizador. Esto permite registrar y agregar automáticamente más personas a la lista de espera. A medida que se abran nuevas plazas, las personas cambiarán automáticamente al estado de pendiente de aprobación, lo que permite al organizador revisar su información de registro y aprobar o rechazar manualmente a cada uno de los inscritos. Asimismo, puedes personalizar la hora de inicio y finalización del registro para especificar cuándo deseas que empiece y termine el registro, lo que facilita la planificación y la administración del evento.

Para aumentar el interés y atraer asistentes a tu seminario web, puedes enviar correos electrónicos automáticos de recordatorio antes del evento. Estos correos electrónicos se enviarán a todos los inscritos confirmados el día del evento, e incluirán una cabecera con la marca personalizada, detalles del seminario web y un vínculo para unirse al evento.

Personalizar las experiencias del moderador y los asistentes

De forma similar a cuando te reunías con el host y los moderadores en la sala de espera física antes de tu evento, podrás conectarte y administrar toda la acción “entre bastidores” en la sala de espera virtual. Reúnete con el host y los moderadores en un espacio dedicado separado de los asistentes donde puedas socializar, supervisar el chat y las preguntas y respuestas, administrar la configuración de los asistentes, y revisar el contenido antes de que empiece el evento. Mientras los asistentes esperan, serán recibidos con una ventana de bienvenida, y podrán utilizar el chat y las preguntas y respuestas para interactuar entre ellos y con los moderadores.

Como la participación es clave para que el seminario web sea un éxito, no se trata solo de cómo pueden participar los asistentes, sino de cómo mantener su compromiso. Con la capacidad de administrar lo que ven los asistentes, no tienes que preocuparte por las distracciones en el caso de que alguien encienda accidentalmente el vídeo ni de mantener el foco cuando se muestran en la pantalla varias fotos de perfil de los asistentes. Puedes organizar la vista de los asistentes para que solo vean el contenido compartido y los participantes que agregas a la pantalla. Esto puede incluir varios moderadores con una presentación o incluso un asistente que levanta la mano para hacer una pregunta en directo en un seminario web.

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Este artículo fue tomado de su versión original.